Claudiu Jojatu: Cum să fim eficienți și productivi în tot ceea ce facem

Claudiu Jojatu, co-founder FCK.WORK, are o experiență de peste 10 ani în Organisational Development, Strategie și Digital. În cadrul festivalului AWAKE a ținut să prezinte ce anume trebuie să faci pentru a fi eficient și un bun profesionist indiferent de domeniul în care activezi. El crede foarte mult în disciplină și le recomandă tuturor să încerce diferite metode de disciplinare să găsească ce anume li se potrivește.

În primul rând, Claudiu a început prin a pune pe primul loc, conform proverbului „Mens sana in corpore sano”, sănătatea și toți factorii care contribuie la aceasta. „Trebuie să dormim, o minte depravată de somn nu va lucra bine, nu va putea lua deciziile corecte, un corp care nu face exerciții va obosi repede și nici nu trebuie sa vă spun cât de importantă este mâncarea.” a precizat Claudiu. Tot aici el spune că se încadrează și trezitul de dimineață. El se trezește deja de mult timp la 5:30, ceea ce înseamnă că pe la 22:00 cel târziu deja se pune la somn, ceea ce îi afectează viața socială, dar e un risc asumat pentru că a devenit mult mai productiv, orele dimineții până la 10:00 fiind cele mai bune pentru creativitate și task-uri grele. „A fost o vreme când mă trezeam la 9:00, mă duceam la birou la 10:30 și mă întorceam la 22:00. Datorită Cristinei care a tras de mine, de la 9:00 am scăzut timp de două săptămâni la 8:45, încă două săptămâni la 8:30 și tot așa. După am avut două luni de trezit la 5:00 ca după trezitul la 5:30 să mi se pară o oră decentă. În primele luni nu făceam nimic, mă trezeam la 5:00 și până la 7:00 nu făceam nimic, dar m-a ajutat să mi se facă somn foarte devreme și să-mi reglez orele de somn.” spune Claudiu ca sfat pentru cei care nu își pot imagina trezitul de dimineață devreme.

Memoria nu ne este o prietenă foarte bună

Nu vă mai bazați pe memorie, ea tinde să joace feste și să ne lase în cele mai importante momente. „Memoria este foarte proastă. Dacă jumătatea mea mai bună, Cristina, îmi spune să mă opresc în Drumul Taberei și să iau cafea, lapte și pâine, deja am 4 taskuri acolo: trebuie să cumpăr cafea, lapte și pâine și trebuie să îmi amintesc să mă opresc acolo să le iau. Deci sunt 4 taskuri, la care se adaugă cele 10 mailuri primite în 10 minute, la cele două meeting requesturi, la la la… Iar memoria nu ne va ajuta. Din această cauză avem smartphone-uri, agendă și hârtii pentru cei mai oldschool dintre noi. Am ajuns până acolo că am o agenduță în care îmi notez unde îmi pun restul agendelor.” spune Claudiu, mai în glumă, mai în serios. Ideea este să nu vă mai bazați pe memorie, ci pe tot felul de tertipuri și lucruri concrete care vă ajută să păstrați informați, ba chiar să vă și reamintească „vezi că ai uitat ceva”.

Ideea de simplitate de care se tot discută în ultimii ani este de asemenea foarte importantă. „Avem tendința în general când avem multe lucruri de făcut să găsim câte un tool mic și foarte specific pentru fiecare mică problemă pe care o descoperim și să ajungem după să ne trebuiască un tool care să ne spună parolele, username-urile și de ce tool avem nevoie pentru asta.” spune Claudiu. Toate acestea prind bine atâta timp cât le faci în etapa de început, de descoperire a propriului business sau ce vrei să faci în general. Însă pe termen lung, dacă vrei să devii eficient, atunci e nevoie să renunți la cât mai multe tooluri pe care le folosești, rămânând cu câteva care să te ajute, nu să te îngreuneze mai mult.

O tehnică despre care chiar merită vorbit se numește Pomodoro. „Îți spune să îți împarți munca în calupuri de 30/45/60 minute. 30 minute lucrezi neîntrerupt, cu telefonul și mailul pe silent, faci ceea ce ai de făcut, apoi o pauză de 10 minute pentru că nu-i așa, trebuie să sărbătorești că ai fost eficient 30 minute constant. Vă recomand să o încercați ca pe un test de o zi-două, să vedeți dacă funcționează.” Această metodă de management al timpului a fost dezvoltată de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 80, a pornit de la un timer care arată ca o roșie și de atunci a strâns foarte mulți adepți care o preferă oricăror altora.

Organizează-ți programul după propriul ritm

O recomandare mai puțin „ortodoxă” venită din partea lui Claudiu implică păstratul căștilor pe urechi tot timpul chiar dacă nu asculți de fapt nimic la ele. „Este minunat pentru că lumea nu te va mai întrerupe, și te va întrerupe doar pentru lucrurile care sunt cu adevărat importante. Deci să știți că dacă mă vedeți cu căștile pe urechi, s-ar putea să vă aud.”

Este foarte important să ajungi să îți cunoști propriul program și cum funcționezi tu de fapt, când ești cel mai productiv la anumite taskuri și mai puțin productiv la altele. „Setați-vă ore de scris mailuri și zile sau ore de meetinguri. Săptămâna mea generală arată în felul următor: lunea nu îmi pun niciodată întâlniri, fac doar muncă de birou, nu mă văd cu nimeni, sunt autist. În fiecare zi trimit mailuri între 10:00 și 11:00 și între 16:00 și 18:00. Nu voi da aproape niciodată reply la mail în afara acestor intervale. Marți am doar întâlniri, nu fac muncă de birou. Miercuri iarăși nu am deloc întâlniri, iar joi și vineri rămân deschise să fac diverse alte lucruri.” spune Claudiu. Acest program nu funcționează doar la birou, ci se poate extrapola și la studenți, cu ore de studiu, zile de distracție și zile în care te dedici 100% învățăturii.

Nu trebuie să uităm de puterea smartphone-ului și să încercăm să profităm la maximum de tot ceea ce ne poate oferi. „Iphone-ul are de exemplu are o funcție care se cheamă Do not disturb mode în care vezi cine te-a sunat, dar el primește direct ton de ocupat, ceea ce este minunat că poți să îl suni înapoi și poți sta liniștit ocupat.” precizează Claudiu.

O mini-listă importantă care trebuie actualizată săptămânal este „Top 5 cele mai importante lucruri ale săptămânii”. „Cu toții facem lucruri zilnice de rutină, dar ne trebuie focus și pe obiectivele pe termen mai lung. Iar în clipa în care vom ști clar care 5 activități sau task-uri sau lucruri pe care le avem de făcut în săptămâna aia care vor contribui la obiectivele noastre pe termen mediu și pe termen lung, e musai să le facem, atunci vom vedea dintr-o dată că focusul nostru se schimbă. Procrastinarea este și pe termen scurt, îmi este lene să mă apuc acum de ceva, dar este și procrastinarea pentru obiective, care sunt atât de departe și par atât de abstracte, că trebuie să construiești săptămână cu săptămână cărămizile pe care le pun.” ne spune Claudiu, iar pe acest principiu, o atitudine pas cu pas ne va ajuta să atingem acele scopuri care sunt atât de îndepărtate încât ni se pare că nici măcar nu ne-am apucat de ele cu toate că deja muncim de ceva vreme să le putem atinge.

Pași mici către o viață organizată

Voința este foarte limitată, spune Claudiu, și nu este singurul care a descoperit acest lucru. „Mult mai limitată decât ne place nouă să credem atunci când planificăm. Și ce am învățat eu în toți anii aceștia de antreprenoriat din 2012 încoace, este că orice îți propui să faci un an, va dura vreo doi, orice îți propui în 6 luni va dura vreun an și tot așa. Și astfel voința va începe să șchiopăteze tot mai mult pe măsură ce avansezi înspre obiectivele pe care ți le-ai setat.” De aceea este foarte important să menții acestă voință și să faci lucrurile cele mai grele în prima parte a zilei pentru că pe parcursul ei, voința va scădea tot mai mult și mai mult.

Un pont care este repetat de toți speakerii motivaționali este să ne facem patul. Pare atât de simplu, și chiar e, iar pentru cei care nu o fac deja este un motiv în plus de a se organiza, fiind chiar cazul lui Claudiu. „Eu fiind un om foarte dezorganizat de principiu, fiind un om leneș, e un prim task pe care îl fac în ziua respectivă, care îmi pornește motoarele către a face noi și noi taskuri și de a le duce la bun sfârșit.”

Cel mai important lucru pe care l-a învățat în ultimii ani, spune Claudiu, este să spună NU. „Visul acesta în care să-i ajutăm pe toți și să facem absolut tot ceea ce credem că este important ne va duce de fapt să fim mai obosiți, mai defocusați și mai departe ne va duce către eșec. Dacă mă întrebați pe mine, cred că cel mai important lucru pe care ar trebui cu toții să-l facem este să spunem mai des NU. Nu pot, nu vreau, nu e în interesul meu. Poate sună egoist, dar în realitate eu văd că este un lucru foarte altruist. Pentru că dacă eu îți voi spune da, te ajut, mă voi aglomera, nu-ți voi mai livra la timp, la calitatea la care tu te aștepți, doar că m-am calicit să spun da, da, da, sindromul salvatorului. Din 10 vei ajunge să livrezi 2 bine, lucru care îți va face foarte mult rău la imagine.” Este foarte probabil că la începutul carierei ar trebui să spunem mai mult da pentru a vedea situația din mai multe puncte de vedere, însă această etapă nu ar trebui să dureze foarte mult.

În cele din urmă, o viață organizată este destul de grea la început, cu toate că te obișnuiești pe parcurs. Însă dacă vrei într-adevăr să fii productiv și să atingi acel punct al carierei tale pe care ți-l dorești cu ardoare, dar parcă niciodată nu ai timp, energie, resurse, cel mai probabil acest tip de viață este pentru tine. Alege metoda care ți se pare cea mai potrivită și dă-i bătaie, vei avea doar de căștigat. Când simți că nu mai poți sau că se strecoară ușor lenea și lipsa de voință, numără de la 5 la 1, trage aer în piept și fă timp de 5 minute ce trebuia să faci. Doar 5. Este foarte probabil că vei reuși să continui după. Dacă nu, măcar ai făcut tot ce ai putut.