Digitalizare totală în cadrul instituțiilor publice din municipiu. Cetățenii, scutiți de mersul la ghișeu

Marți, 10 octombrie, Administrația Locală a susținut o conferință cu prilejul finalizării Proiectului „Planificarea strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul municipiului Târgu Mureș”, susținută de către viceprimarul municipiului Târgu Mureș, Alexandru György, alături de Șeful Serviciului Proiecte cu Finanțare Internațională, Dana Ijac, director executiv al Direcției de Asistență Socială Târgu Mureș, Andreia Moraru și a invitatului Emanuel Oprescu, manager de proiect din cadrul companiei Boost IT.

Cei patru au discutat despre demersul proiectului de digitalizare a instituțiilor publice, pentru a simplifica serviciul oferit de acestea cetățenilor din Târgu Mureș. Obiectivul general al proiectului a vizat consolidarea capacității administrative a municipiului Târgu Mureș prin dezvoltarea capacității de planificare strategică și prin simplificarea procedurilor administrative, corelată cu introducerea de metode electronice de gestionare și management a documentelor administrative, fapt ce va deterina creșterea calității actului administrativ pe termen lung.

„Proiectul demarat de către actuala echipă administratică a Primăriei municipiului Târgu Mureș constă în digitalizarea tuturor serviciilor oferite de Administrația Publică Locală, pentru a facilita accesul cetățenilor la acestea. Dacă în anul 2021 Direcția Fiscală Târgu Mureș a fost prima instituție care a trecut la serviciul digital complet și a reușit implementarea tuturor modulelor care fac ca serviciile oferite de instituția în cauză să se poată face integral în mod electronic, prin platforma on-line de comunicare a contribuabililor, am ajuns în etapa a 2-a a proiectului, prin care am reușit să digitalizăm alte două servicii pe care le accesează târgumureșenii în mod constant. În ceea ce privește proiectul care se finalizează astăzi, acesta a fost implementat în cadrul Direcției de Asistență Socială și Serviciul de Urbanism din cadrul Direcției Arhitecturale Târgu Mureș. Proiectul are o valoare totală de aproximativ patru milioane de lei, din care 3,39 milioane de lei valoare eligibilă nerambursabilă din Fondul Social European, restul fiind din fonduri naționale și locale”, a explicat viceprimarul municipiului Târgu Mureș, Alexandru György, la începutul conferinței.

Digitalizarea instituțiilor din administrația locală

Cuvântul a fost luat ulterior de șeful Serviciului Proiecte cu Finanțare Internațională, Dana Ijac, care a explicat procedeul de elaborare și punere în practică a proiectului de digitalizare, declarând, de asemenea, fondurile de care au beneficiat dar și obiectivele atinse.

„Acest proiect are două componente de bază, cel de planificare strategică și cel de aplicare a unor proceduri administrative simplificate. Pentru prima componentă, în perioada derulării prorpiu-zise, s-au realizat trei documente strategice foarte importante pentru municipiul Târgu Mureș, întrucât, în baza acestora municipiul, în perioada 2021-2030, va putea accesa fonduri nerambursabile prin programele operaționale. Vorbim aici de Strategia Integrată de Dezvoltare Urbană și de Planul de Mobilitate Urban, două documente strategice extrem de importante care reprezintă, practic, prima etapă în accesarea a minimum 41 de milioane de euro pentru realizarea proiectelor orașului , prin Programul Operațional Regional. Astfel, aceste două documente conform regulilor de finanțare au fost elaborate în perioada 2021-2022, când au fost organizate mai multe sesiuni de dezbateri publice, au fost contactate instituțiile municipiului, au fost culese și actualizate o serie de date statistice și s-a lucrat foarte mult cu primăriile din zona metropolitană, întrucât aceste documente nu se limitează doar la municipiul Târgu Mureș, proiectul fiind elaborat în contextul metropolitan”, a transmis Șeful Serviciului Proiecte cu Finanțare Internațională, Dana Ijac.

Proiect de milioane de euro

Prin programul Operațional Regional aceste documente au fost publicate până la data de 30 august 2022, trecând printr-un proces de evaluare, fiind aprobate în cursul lunii septembrie. Astfel că, începând cu luna septembrie a anului trecut, Târgu Mureș, a putut pregăti studiile de fezabilitate, documentele necesare demarării proiectului în sine și a putut identifica o serie de investiții ale municipiului, care vor putea fi realizate prin fonduri nerambursabile. Prin Programul Operațional Regional s-a alocat o sumă de peste 41 de milioane de euro care vor merge la trei direcții de bază: mobilitate urbană, infrastructura verde și regenerare urbană. Valoarea totală a acestui proiect este relativ mică comparativ cu alte tipuri de finanțări pe care noi le avem pe proiectele în curs.

„Totodată, a fost realizat un document strategic denumit „Smart city” care a colectat o serie de informații și a dat direcțiile de dezvoltare în perioada următoare, întrucât conform legislației în vigoare Administrația Publică Locală în anii următori trebuie să treacă printr-o perioadă de transformare digitală în așa fel încât pe parcursul anilor să avem mai multe activități 100% digitalizate. Cea de-a doua componentă a proiectului, care vizează măsurile de simplificare pentru cetățeni a avut un obiectiv foarte important, și anume: crearea și punerea în practică a primului modul demonstrativ de digitalizare a unor activități administrative. S-a realizat, astfel, primul modul demonstrativ de arhivă retrodigitală. Astfel, în această perioadă am scanat aproximativ 350 de metri liniari din arhiva istorică a muncipiului. Aș dori să mai punctez un aspect: nu vom renunța la fluxurile documentelor administrative de bază (documente în format clasic, fizic), pentru că unii cetățeni, probabil, vor dori în continuare să utilizeze forma letrică a petițiilor și solicitărilor”, a mai explicat Dana Ijac, Șeful Serviciului Proiecte cu Finanțare Internațională.

Pentru a duce la bun sfârșit proiectul de digitalizare a instituțiilor publice din municipiul Târgu Mureș, conform metodologiilor de bază, a fost încheiat, în baza unor achiziții publice, un contract cu societatea Boost IT , de la care s-a achiziționat aparatură electronică. Astfel, au fost achiziționate 41 de calculatoare, 12 stații de lucru , o multifuncțională, aparate care au fost repartizate și puse în funcțiune (în mare parte) la Direcția Arhitect Șef și Direcția de Asistență Socială. De asemenea, s-a obținut accesul la o platformă integrată care îi va scuti pe cetățeni de efortul deplasării până la sediile instituțiilor, totul petrecându-se în mediul on-line.

Platforma ConectX de digitalizare totală a serviciilor din instituțiile publice

Ulterior, managerul de proiect din cadrul companiei Boost It, Emanuel Oprescu, a făcut o scurtă prezentare a instrumentelor folosite pentru a duce la bun sfârșit proiectul de digitalizare.

„Platforma integrată care s-a iplementat în municipiul Târgu Mureș este ecosistemul digital ConectX. ConectX este o platformă integrată din România care permite digitizarea totală a proceselor dintr-o instituție publică, atât pe partea de front-office (relația cu cetățenii) cât și pe partea de back-office (toate procesele interne de oferire a serviciilor) adică registratură automatizată, management de documente, arhivă electronică și multe alte funcționalități pe care administrația locală le are în vedere. În cadrul Direcției de Asistență Socială din Târgu Mureș au fost demarate șase servicii care s-au digitalizat, ConectX fiind prima platformă din România care a digitalizat formularele tipizate din zona de asistență socială. În cadrul primăriei a fost digitalizat fluxul de documente din sectorul de urbanism și autorizări în construcții , cetățenii putând să depună cererile prin platforma menționată ulterior. După ce mai multe orașe din țară au optat pentru digitalizarea serviciilor instituțiilor publice, a venit și momentul ca municipiul Târgu Mureș să intre pe făgașul modernizării”, a informat managerul proiectului din cadrul companiei Boost IT, Emanuel Oprescu.

Discuția a fost preluată în cele din urmă de directorul executiv al Direcției de Asistență Socială Târgu Mureș, Andreia Moraru, care a ținut să precizeze că în cazul sectorului pe care ea îl reprezintă, proiectul nu a ajuns la final, ci se află în continuă dezvoltare fiind în plin demers și schimbare. Totodată, aceasta a mai menționat că Direcția de Asistență Socială a trecut printr-un proces de schimbare foarte consistent, tocmai de aceea, în prezent încă mai sunt lucruri de ajustat. Personalul din cadrul sectorului social al municipiului a avut parte de cursuri de formare în domeniu pentru a putea face față la schimbările drastice care au avut loc în ultima perioadă în ceea ce privește digitalizarea documentelor. Cu toate acestea, în perioada imediat următoare, proiectul de digitalizare ar trebui să ajungă la final, a adăugat aceasta.

Lorena PINTILIE

Sursa foto: Facebook – Alexandru György